Kilometervergoeding 2026: onbelast vergoeden en vastleggen
De onbelaste kilometervergoeding is een gerichte vrijstelling: tot een vast bedrag per zakelijke kilometer betaal je geen loonheffing, daarboven wordt het loon of gaat het ten laste van je vrije ruimte. Hieronder hoe de vergoeding werkt, welke ritten meetellen en hoe je het meerdere fiscaal verwerkt.
Hoe werkt de onbelaste kilometervergoeding?
Voor zakelijke ritten, inclusief woon-werkverkeer, mag je per kilometer een vast maximumbedrag onbelast vergoeden. Dat bedrag wordt jaarlijks vastgesteld en staat los van het vervoermiddel: auto, motor, fiets of te voet maakt fiscaal geen verschil.
De vrijstelling geldt per kilometer, niet per rit en niet per werknemer. Vergoed je meer dan het maximum, dan is het meerdere loon. Je kunt dat meerdere ook aanwijzen als eindheffingsloon en in de vrije ruimte van de werkkostenregeling stoppen.
Controleer het bedrag per jaar bij de Belastingdienst voordat je je salarisadministratie inricht; het percentage of bedrag wijzigt regelmatig per 1 januari.
Welke ritten tellen mee
- Woon-werkverkeer, ongeacht de afstand en ongeacht het vervoermiddel.
- Zakelijke ritten naar klanten, leveranciers, cursussen en vergaderlocaties.
- Omrijkilometers voor het ophalen van collega's, mits zakelijk verantwoord.
- Niet: privéritten en ritten met een auto van de zaak waarvoor de werkgever de kosten al draagt.
Rekenvoorbeeld met vergoeding boven het maximum
In dit voorbeeld is gerekend met € 0,23 per kilometer. Vervang dat bedrag door het officiële maximum van het jaar waarvoor je rekent; de rekenwijze blijft gelijk.
| Post | Berekening | Bedrag |
|---|---|---|
| Zakelijke kilometers per jaar | 220 dagen × 40 km | 8.800 km |
| Onbelast maximum | 8.800 km × € 0,23 | € 2.024 |
| Werkelijke vergoeding | 8.800 km × € 0,30 | € 2.640 |
| Bovenmatig deel | € 2.640 − € 2.024 | € 616 |
| Optie 1: als loon | Belast bij werknemer | € 616 |
| Optie 2: vrije ruimte | Ten laste van de WKR-ruimte | € 616 |
Auto van de zaak of eigen auto?
Rijdt de werknemer in een auto van de zaak, dan is er geen ruimte voor een kilometervergoeding voor diezelfde ritten: de werkgever betaalt de kosten al en de werknemer krijgt bijtelling voor het privégebruik. Alleen brandstof die de werknemer zelf voorschiet, mag je vergoeden op declaratiebasis.
Rijdt de werknemer in een eigen auto, dan is de kilometervergoeding het instrument. Een hogere vergoeding dan het maximum lost het niet op: fiscaal blijft het meerdere loon.
Wat leg je vast in de administratie
- Een rittenoverzicht of een vaste-reiskostenregeling met het aantal reisdagen per week en de enkele-reisafstand.
- Het gehanteerde bedrag per kilometer en het jaar waarop het betrekking heeft.
- De splitsing tussen het onbelaste deel en het bovenmatige deel per werknemer.
- Bij aanwijzing in de vrije ruimte: de vastlegging dat het bedrag eindheffingsloon is, vóór het moment van vergoeden.