Fiscale loonsom berekenen: wat telt wel en niet mee?
De fiscale loonsom is de basis voor de vrije ruimte in de werkkostenregeling. Reken je hem te hoog, dan denk je meer ruimte te hebben dan je hebt; reken je hem te laag, dan betaal je onnodig 80% eindheffing. Hieronder wat de fiscale loonsom precies is, welke posten meetellen en hoe je hem controleert in je loonadministratie.
Wat is de fiscale loonsom?
De fiscale loonsom is het totale loon uit tegenwoordige dienstbetrekking van al je werknemers in een kalenderjaar: het bedrag in kolom 14 van de loonstaat, opgeteld over alle werknemers en alle loontijdvakken.
Het gaat om het loon voor de loonheffing, dus ná aftrek van de pensioenpremie van de werknemer en na de bijtelling van loon in natura. Het is niet gelijk aan je salariskosten in de winst-en-verliesrekening: werkgeverslasten zoals premies werknemersverzekeringen en de werkgeversheffing Zvw horen er niet bij.
Wat telt wel mee
- Brutoloon, vakantiegeld, dertiende maand en bonussen.
- Overwerk, toeslagen en niet-gerichte vergoedingen die je als loon verwerkt.
- Loon in natura, waaronder de bijtelling privégebruik auto van de zaak.
- Loon van de dga, voor zover het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking is.
Wat telt niet mee
- Loon uit vroegere dienstbetrekking, zoals pensioenuitkeringen en de meeste ontslagvergoedingen.
- Eindheffingsloon: bedragen die je al in de vrije ruimte hebt aangewezen tellen niet nog eens mee in de loonsom.
- Werkgeverslasten: premies werknemersverzekeringen en de werkgeversheffing Zvw.
- Facturen van zzp'ers en uitzendkrachten die niet bij jou op de loonlijst staan.
Van loonsom naar vrije ruimte
De vrije ruimte is een percentage van de fiscale loonsom, met een hoger percentage over de eerste schijf van € 400.000 en een lager percentage over het meerdere. Over alles wat je bóven de vrije ruimte aanwijst, betaal je 80% eindheffing in de aangifte loonheffingen.
| Stap | Berekening | Bedrag |
|---|---|---|
| Fiscale loonsom | Kolom 14, alle werknemers | € 850.000 |
| Eerste schijf | € 400.000 × percentage schijf 1 | € 8.000 |
| Meerdere | € 450.000 × 1,18% | € 5.310 |
| Vrije ruimte | Optellen | € 13.310 |
| Aangewezen vergoedingen | Kerstpakketten, personeelsuitjes, etc. | € 15.000 |
| Eindheffing | (€ 15.000 − € 13.310) × 80% | € 1.352 |
Zo controleer je de loonsom in de praktijk
- Draai per kalenderjaar een verzamelloonstaat en tel kolom 14 op — niet de kostenpost lonen uit je boekhouding.
- Neem alleen tijdvakken mee die in het kalenderjaar zijn verloond; een januari-uitbetaling over december hoort bij het nieuwe jaar.
- Bij een overname of overgang van onderneming: reken alleen met het loon dat je zelf hebt verloond.
- Werk je met meerdere loonheffingennummers binnen één concern? Dan is per inhoudingsplichtige een eigen loonsom en eigen vrije ruimte van toepassing, tenzij je de concernregeling toepast.