Uitleg · Werkkostenregeling
Werkkostenregeling en vrije ruimte
Binnen de werkkostenregeling mag je een percentage van de fiscale loonsom onbelast besteden aan je personeel. Hieronder de percentages per jaar, wat wel en niet meetelt en wat er gebeurt als je erboven komt.
Vrije ruimte
2%
over de eerste € 400.000 loonsom (2026)
Daarboven
1.18%
over het meerdere van de loonsom
Eindheffing
80%
over het bedrag boven de vrije ruimte
Percentages per jaar
| Jaar | Tot schijfgrens | Boven schijfgrens | Schijfgrens |
|---|---|---|---|
| 2022 | 1.7% | 1.18% | € 400.000 |
| 2023 | 3% | 1.18% | € 400.000 |
| 2024 | 1.92% | 1.18% | € 400.000 |
| 2025 | 2% | 1.18% | € 400.000 |
| 2026 | 2% | 1.18% | € 400.000 |
Rekenvoorbeeld
Een werkgever heeft in 2026 een fiscale loonsom van € 750.000. De vrije ruimte is 2% over de eerste € 400.000 plus 1.18% over de resterende € 350.000 en komt daarmee op € 12.130.
Er is € 12.000 aangewezen als eindheffingsloon. Dat is 98.93% van de ruimte; er blijft € 130 over. Zou je erboven komen, dan betaal je 80% eindheffing over het meerdere.
Wat gaat wel en niet ten laste van de vrije ruimte?
Wél ten laste van de vrije ruimte
- • Kerstpakketten en andere personeelsgeschenken
- • Een personeelsfeest op een externe locatie
- • Een vergoeding voor internet of een sportabonnement thuis
- • Bedrijfsfitness buiten de werkplek
- • Een bonus in natura of een cadeaubon
Niet ten laste van de vrije ruimte
- • Reiskosten tot € 0,25 per kilometer (2026; 2024 en 2025: € 0,23) en werkelijke ov-kosten (gericht vrijgesteld)
- • Opleidingen, cursussen en vakliteratuur (gericht vrijgesteld)
- • Arbovoorzieningen zoals een bureaustoel op de werkplek (nihilwaardering)
- • Noodzakelijke gereedschappen, laptop en telefoon (noodzakelijkheidscriterium)
- • Intermediaire kosten die de werknemer voorschiet voor de werkgever
Eindheffing, gebruikelijkheid en concern
Kom je boven de vrije ruimte uit, dan betaal je 80% eindheffing over het meerdere. Je geeft die aan in de aangifte loonheffingen over het eerste tijdvak van het volgende kalenderjaar. De vrije ruimte rolt niet door naar een volgend jaar.
Wat je aanwijst moet gebruikelijk zijn: de Belastingdienst hanteert als doelmatigheidsgrens € 2.400 per werknemer per jaar. Grotere bedragen mogen, maar moeten wel passen bij wat in de branche gebruikelijk is.
Bij een concern kun je onder voorwaarden de concernregeling toepassen: de vrije ruimte wordt dan berekend over de gezamenlijke loonsom, waardoor onbenutte ruimte bij de ene vennootschap benut kan worden bij de andere.
Veelgemaakte fouten
Vergoedingen niet vooraf aanwijzen als eindheffingsloon — achteraf corrigeren is lastig.
Rekenen met de loonsom exclusief bijtelling of bonussen; het gaat om het volledige kolom 14-loon.
De gerichte vrijstellingen tóch ten laste van de vrije ruimte boeken, waardoor je onnodig eindheffing betaalt.
De gebruikelijkheidstoets vergeten bij grote bedragen voor één werknemer of de dga.
De eindheffing niet aangeven in het eerste aangiftetijdvak van het volgende kalenderjaar.
Algemene informatie op basis van de gepubliceerde regels, geen fiscaal advies.